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Reunião produtiva: 7 passos para otimizar o tempo das suas reuniões

Atualizado em 29/10/20 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Processos e Organização

Fazer uma reunião produtiva deve ser meta de todo bom líder, tanto para otimizar o tempo da sua equipe, como para alcançar de fato resultados com o evento.

Na prática acaba acontecendo o seguinte: reuniões pouco produtivas, onde a equipe acaba perdendo uma grande quantidade de tempo e nada é resolvido.

O nosso objetivo com esse artigo é ajudar sua equipe a realizar uma reunião produtiva de verdade, onde todos saiam motivados e entusiasmados a alcançarem os objetivos traçados durante a conversa.

Como realizar uma reunião produtiva na sua indústria:

Então vamos as dicas práticas para realizar uma reunião produtiva na sua indústria, confira:

Dica 1: o líder determina o ritmo

Quando você é o líder da reunião seu papel é ser o facilitador entre os integrantes da conversa. É sua responsabilidade manter o clima positivo e produtivo durante a reunião e assim promover uma boa convivência entre os integrantes.

Para manter um bom ritmo e clima, siga os passos:

Determine muito bem os objetivos da reunião
- Revise o conteúdo definido
- Determine os resultados esperados
- Reserve o horário na sua agenda
Ajude os integrantes da reunião se manterem focados
- Garanta que os temas abordados sejam bem elaborados e que de fato alcancem algum resultado
- Evite assuntos paralelos ou que não seja possível fazer algo a respeito.

Dica 2: prepare a equipe participante

Uma dica valiosa para otimizar o tempo e fazer uma reunião produtiva é usar o pré-trabalho para preparar os participantes antes mesmo do início do evento.

Para usar o pré-trabalho, siga os passos:

Informe o assunto e pauta da reunião
Dê tarefas referentes aos assuntos a serem vistos na reunião
Faça um roteiro de itens a serem vistos
No início da reunião referencie os itens definidos para que entendam a importância de cada etapa.

Dica 3: engaje os participantes da reunião

Cada empresa possui diferentes tipos de colaboradores. Existem os mais participantes e os mais retraídos. Nessa dica o objetivo é envolver todos os participantes da reunião.

Para tornar sua reunião mais produtiva, envolva os participantes seguindo as dicas:

Pergunte a opinião e informações aos menos participativos e mais tímidos
Busque evitar muito tempo desperdiçado com os que acabam se excedendo e falando demais, quando o assunto poderia ser encurtado
Faça anotações das sugestões dos integrantes da reunião
Busque um balanço em que todos participam e colaboram para definição dos pontos em pauta.

Dica 4: determine os pontos de ação da reunião

O objetivo principal da maioria das reuniões é tomar decisões e informar mudanças. Por isso, é fundamental que você defina os pontos de ação da reunião.

Para isso, siga os passos:

Dê um nome as ações a serem tomadas e defina uma pessoa responsável por cada uma.
Determine uma data limite para executar a ação
Determine o que é preciso ser feito para aquela ação ser considerada concluída.

Dica 5: converse sobre os desafios que podem aparecer

Nem tudo acontece conforme planejamos, é normal e esperado que ocorram barreiras e desafios para alcançar os objetivos definidos.

Por isso, é importante que escute e converse caso um participante levante uma possível barreira para atingir os objetivos.

O segredo aqui é tratar esses desafios como coisas naturais e assim você e a equipe poderão pensar e sugerir formas de superá-los.

Dica 6: marque a próxima reunião

A próxima dica para fazer uma reunião produtiva é marcar a próxima reunião, ou pelo menos de forma aproximada, no final da conversa.

O objetivo aqui é informar a equipe que eles precisarão realizar pelo menos algumas etapas até o próximo encontro. Isso cria comprometimento e senso de urgência.

Durante os próximos dias, relembre a equipe da reunião e comente a participação de cada integrante.

Assim sua equipe se sentirá valorizada e motivada a alcançar os pontos levantados.

Dica 7: se possível, faça a reunião em pé

Uma dica que é simples mas pode salvar bastante tempo é, sempre que possível, realizar suas reuniões em pé.

É claro que se algum participante precisar se sentar ou tiver problemas físicos, ficam fora dessa modalidade.

O objetivo é tirar as pessoas do conforto. Assim a tendência é que a reunião seja a mais objetiva possível. As chances de alguém fugir do assunto ou se alongar demais é bem menor.

Existem até mesmo algumas empresas que realizam suas reuniões no corredor, em pé, antes de almoçar ou encerrar o expediente.

Se aprofunde no assunto para tornar sua reunião produtiva

Agora que você já viu as 7 dicas para fazer uma reunião produtiva, aqui estão os próximos passos para aumentar a produtividade da sua equipe, confira: