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RFP: o que é, como funciona e como elaborar na sua empresa

Atualizado em 9/05/24 - Escrito por Adriana Mariano na(s) categoria(s): Processos e Organização

A RFP também conhecida como Request for Proposal é um documento amplamente utilizado que visa determinar os parâmetros que auxiliam na contratação de novos fornecedores.

Atualmente, a maioria das indústrias enfrentam problemas relacionados a prazos de entrega ou até mesmo qualidade dos insumos fornecidos. Isso pode ocorrer devido a ausência de um processo de aquisição eficaz.

Diante disso, a RFP surge como uma alternativa simples que pode ajudar tanto no planejamento como no gerenciamento da cadeia de suprimentos, uma vez que permite uma seleção mais acurada de fornecedores que atendam suas necessidades com o melhor custo-benefício.

Neste artigo, você vai aprender como usar a RFP para desenvolver sua capacidade de negociação e ampliar seu poder de compra na sua indústria. Confira:

O que é RFP?
Quais benefícios do RFP?
Como funciona o RFP?

Vamos lá!

O que é RFP?

A RFP é uma sigla em inglês que significa Request for Proposal cuja tradução é solicitação de proposta. Ou seja, é um convite enviado aos fornecedores com o intuito de apresentarem suas propostas de vendas.

Desse modo, a elaboração da RFP busca garantir que o processo de aquisição de insumos seja o mais eficiente possível, uma vez que estabelece critérios que auxiliam em uma tomada de decisão mais assertiva.

Por meio da RFP, os fornecedores conseguem ter uma visão mais clara do que a empresa realmente precisa e quais critérios são utilizados para a seleção de tais propostas. A partir desse entendimento, os fornecedores conseguem criar soluções personalizadas às necessidades do negócio.

Logo, o documento deve conter objetivo, informações sobre o produto ou serviço, cronograma, orçamento planejado, entre outros. Assim, a empresa consegue não somente fomentar a competitividade no mercado, mas também aumentar seu poder de barganha.

Veja também: Guia de fornecedores: como encontrar, avaliar e manter os fornecedores da sua indústria

Quais benefícios da RFP?

A RFP é um documento essencial para a cadeia logística, já que busca selecionar fornecedores que atendam o padrão de qualidade estabelecido pela organização. Dessa forma, o risco associado à perdas, atrasos e defeitos são reduzidos devido às estratégias estabelecidas para contratação de tais fornecedores.

Assim, ao elaborar uma RFP bem detalhada é possível ampliar o leque de fornecedores altamente qualificados para atender de forma eficiente as necessidades da empresa.

Dentre os diversos benefícios que a RFP proporciona ao seu negócio, podemos destacar:

Estabelecimento de um padrão para os fornecedores;
Formalização da relação entre a empresa e o fornecedor;
Impulsionamento da captação de fornecedores mais adequados ao negócio;
Fortalecimento da relação com os fornecedores;
Aumento da autonomia da empresa;
Ampliação da compreensão do negócio;
Processo de compra mais transparente para o mercado;
Maior segurança e assertividade nas negociações.

Viu só como um simples documento pode evitar diversos problemas e ainda facilitar o gerenciamento de compras da sua empresa?

Agora que você já conhece esses benefícios, vamos entender melhor como elaborar uma RFP na prática.

Como funciona o RFP e como elaborar na sua empresa

Como já vimos, a RFP traz inúmeros benefícios não somente para a organização, mas também para todas as partes envolvidas durante o processo de negociação, dado que fica claro para ambos os lados o que se espera durante a prestação de um serviço.

Dito isto, para elaborar uma boa RFP é necessário ficar atento a alguns fatores que podem impactar consideravelmente sua produção caso os fornecedores não sejam selecionados adequadamente.

A RFP engloba toda a organização do portfólio de produtos bem como a definição de um plano para aquisição de produtos ou serviços. Dessa maneira, é necessário detalhar quais serão as informações e exigências que serão divulgadas aos fornecedores.

Nesse sentido, ao estruturar uma RFP é preciso levar em conta alguns critérios que o auxilie obter os fornecedores mais adequados à realidade do seu negócio, tais como:

1. Determine a equipe responsável pela elaboração da RFP

O primeiro passo para construir a RFP, é definir quem será o responsável por conduzir todo o processo de elaboração. Aqui o ideal é escolher pessoas que conheçam muito bem o portfólio de produtos da empresa, a fim de detalhar minuciosamente as informações essenciais para a aquisição de insumos de boa qualidade.

Assim, procure ouvir as pessoas que lidam diariamente com aquele produto ou serviço com o objetivo de entender quais requisitos são mais importantes para garantir a entrega de um produto que atenda as necessidades do cliente.

2. Defina o formato mais adequado

Cada empresa tem suas particularidades, que devem ser respeitadas ao longo da elaboração da RFP. Desse modo, é importante definir o formato mais adequado nesse processo de estruturação. Ou seja, escolha o tipo de ferramenta que pode auxiliar na construção de uma RFP.

Dessa forma, pense em como as informações devem ser apresentadas aos fornecedores. Por exemplo, em uma indústria alimentícia é essencial destacar os padrões de conformidade em relação às legislações sanitárias.

3. Estabeleça os requisitos técnicos

Nesta etapa, o principal objetivo é definir os principais requisitos técnicos do produto ou serviço a serem adquiridos. Com isso, descreva o ambiente produtivo no qual o produto ou serviço em questão é produzido, assim como o motivo para se utilizar tal insumo.

Para isso, procure informar alguns detalhes do processo como nível de produção, preço de compra, sistemas, prazo de entrega, entre outros.

A partir dessas informações, você conseguirá criar um escopo bem estruturado que contenha os seguintes requisitos:

Objetivo do projeto de aquisição;
Escopo do produto;
Cronograma do projeto;
Responsabilidades dos stakeholders;
Premissas e restrições dos insumos;
Regras de governança;
Orçamento detalhado;
Formas de pagamento;
Termos e condições especiais.

Enfim, tenha em mente que quanto mais claro e detalhado for a RFP, melhores serão as propostas apresentadas, visto que os fornecedores terão mais clareza para elaborar condições mais adequadas ao seu negócio.

4. Gerenciamento e revisão o documento

Após construir o escopo da RFP, é preciso revisar junto a equipe do projeto se o que foi estabelecido realmente faz sentido para o negócio. Assim, confira cada item da RFP e realize os ajustes caso tenha necessidade.

5. Divulgue a RFP

Com a RFP pronta, o próximo passo é definir quem será o responsável pelo envio das propostas. Nesta etapa, é importante centralizar o contato com os fornecedores por meio de um representante oficial para evitar pulverização de informações.

Além disso, promova uma reunião com todos os fornecedores para apresentar a RFP e tirar possíveis dúvidas em relação ao processo de aquisição. Assim, a empresa mostrará mais transparência e fortalecerá os laços com os fornecedores.

6. Avalie as propostas enviadas

Em seguida, é preciso definir como se dará o processo de avaliação das propostas recebidas. Então, para melhorar a chance de fazer uma escolha mais assertiva é essencial definir alguns critérios que irão nortear a tomada de decisão, tais como:

Ler atentamente os detalhes da proposta;
Identificar pontos que não ficaram claros ou que podem ser melhorados;
Enviar as dúvidas ao fornecedor;
Negociar prazos de adaptação e outros detalhes do escopo fornecido;
Revisar o contrato para garantir que o que foi acordado seja cumprido;

Seguindo esses critérios, tanto os fornecedores quanto a empresa tendem a ganhar mais confiança para realizar as transações.

7. Informe a proposta escolhida

O último passo consiste em notificar qual foi a proposta vencedora durante o processo de aquisição. Além disso, é importante dar um feedback aos demais fornecedores agradecendo sua participação ao longo do processo.

Enfim, a RFP pode alavancar seu poder de compra bem como fortalecer os laços com seus fornecedores. Assim, o gerenciamento de compras da empresa torna-se cada vez mais rápido, eficiente e confiável.

Sistema para gestão de compras

Agora que você já sabe mais sobre RFP e seus benefícios, recomendo que coloque em prática na sua empresa para poder melhorar o seu processo de compras e a sua relação com seus fornecedores.

Além disso, é importante que a sua indústria possua um sistema de gestão com um módulo robusto de gestão de compras para auxiliar a sua equipe a melhorar esse processo tão importante em uma empresa.

O Nomus ERP Industrial é um sistema de gestão para indústrias que possui uma parte completa dedicada a gestão de compras para indústrias, entre algumas das principais funcionalidades do sistema, estão:

Solicitações de compra

Ao utilizar o sistema, sua equipe consegue gerar solicitações de compra integradas ao plano de produção e MRP. Dessa forma é possível saber: o que comprar, quanto comprar e para quando comprar, e assim manter os níveis de estoque equilibrados.

Pedidos de compra

Também é possível gerar pedidos de compra a partir de solicitações ou cotações de compra de forma automatizada e segura. Com essa funcionalidade sua equipe conseguirá enviar pedidos por email para fornecedores com layout personalizado além de acompanhar o cumprimento de prazo de entrega de fornecedores.

Recebimento

Quando os itens comprados chegarem na sua empresa, será possível gerar documentos de entrada a partir de pedidos de compra de forma integrada ao controle de estoque e financeiro da fábrica.

Regras de tributação

Sua equipe consegue também definir todas as regras para tributação de ICMS, IPI, PIS e COFINS, de acordo com CFOP, e assim é possível agilizar e evitar erros na escrituração do documento de entrada.

NF-e

Por fim, o sistema trás diversas facilidades em relação a notas fiscais, como por exemplo: Importação de XML de NF-e de compra, NF-e de devolução de compra e Manifestação de NF-e de compra.

Assista uma demonstração

Se você se interessou por essas facilidades oferecidas pelo sistema, recomendo que assista uma demonstração do Nomus ERP Industrial e veja na prática como o sistema de gestão para indústrias funciona.

Além disso, recomendo também que se inscreva na lista de emails do Blog Industrial da Nomus para receber semanalmente as melhores dicas de gestão industrial no seu email.

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