Sistema integrado: o que é, tipos e como funciona na prática
Atualizado em 12/03/24 - Escrito por João Pedro na(s) categoria(s): ERP
O sistema integrado é uma plataforma que conecta as áreas e os dados da empresa para agilizar e otimizar a gestão. Ele pode ser um centralizador de informações e soluções, como um ERP, ou um sistema de solução específica integrado a outros em uma lógica multissistema.
É importante notar que o sistema integrado não é apenas um painel que reúne vários dados. As soluções devem estar interligadas e o compartilhamento de informações entre os setores deve estar facilitado e, de preferência, automatizado.
Há mais de um tipo de sistema integrado. Quase todos eles costumam oferecer uma solução mínima para cada setor da sua empresa, mas não existe plataforma onipotente. Além dos diferentes tipos, cada software ainda pode se especializar neste ou naquele setor mercadológico, oferecendo funcionalidades e suporte adequado para aquelas empresas.
Se parece complexo entender, ficará mais fácil quando você terminar este texto. Faça uma boa leitura!
Confira os tópicos:
- O que é um sistema integrado?
- Tipos de sistema integrado
- Como funciona um sistema integrado?
- Sistema integrado por setor
- Características de um bom sistema integrado
- Quando é hora de usar um sistema integrado?
- Vantagens de usar um sistema integrado
- Sistema integrado generalista x especialista
- Aprenda mais sobre sistemas integrados e tecnologia em gestão industrial
O que é um sistema integrado?
Um sistema integrado é uma plataforma que integra os setores da sua empresa ou se integra a outros sistemas que, em uma rede, faz a integração total A solução final é a centralização dos dados e soluções de gestão de todos os departamentos.
Isso significa, por exemplo, ligar o comercial aos dados do estoque para que se subtraia automática e corretamente a quantidade de mercadorias e de insumos de produção usados em uma venda. Ao mesmo tempo, esse sistema notifica o setor de compras para que saiba que pode ser necessário repor o estoque. Por fim, a logística já liga o motor do caminhão para buscar os pacotes.
É importante, no entanto, não confundir sistema integrado com ERP. Acontece que as plataformas de Enterprise Resources Planning são apenas um tipo de sistema, que geralmente fazem uma gestão de todos os departamentos, com prioridade de desenvolvimento para este ou aquele, conforme o foco do fornecedor.
Da mesma forma que banana é fruta, mas nem toda fruta é uma banana, ERP é sistema integrado, mas nem todo sistema integrado é um ERP. Mesmo assim, todas as frutas e todos os sistemas integrados compartilham características entre si. Frutas possuem semente e sistemas integrados conectam os setores de gestão de uma empresa.
Você conhecerá a diferença entre sistema integrado e ERP no próximo tópico, assim como a seguir descobrirá outros tipos de sistema integrado, assim como no que implica a especialização por setor.
Diferença entre sistema integrado e ERP
Um sistema integrado é aquele que integra setores de uma empresa. Caso um software centralize e conecte as áreas, informações e soluções, ele é um sistema integrado. Se for um sistema e estiver integrado em uma rede multissistêmica, então, é um sistema integrado. Só que a definição de um ERP é mais específica.
“O ERP serve para otimizar processos, integrar as diferentes áreas da empresa e centralizar todas as informações em um sistema único, onde o gestor pode acompanhar o andamento do negócio e tomar as decisões mais acertadas.”
Confira nosso artigo completo sobre o ERP (Enterprise Resource Planning).
Tipos de sistema integrado
Há diferentes tipos de sistema integrado. Eles se diferenciam pelo objetivo, pelo conjunto de funcionalidades, e pelos setores que são integrados, assim como a forma da integração. O que pode ocorrer normalmente é você entender a necessidade de usar mais de um deles.
Nesse caso, você precisará integrar os sistemas integrados para garantir uma gestão otimizada e automatizada 360 graus na era 4.0 de qualquer setor, como na Logística 4.0. Essa decisão, nos dias atuais, te deixa alguns poucos passos à frente da concorrência.
Quando falo poucos é porque está cada vez sendo mais obrigatório e menos diferencial ter sistemas integrados na sua gestão. Se hoje traz uma certa vantagem, antigamente trazia mais e amanhã o grande problema será não ter.
Também é importante entender que ao falar de tipo de sistema integrado, ainda não estou falando sobre especialização por setor. Isso eu explicarei mais adiante conforme este artigo avança.
Vamos aos tipos de sistema integrado:
ERP – Sistema de planejamento de recursos empresariais
ERP vem de Enterprise Resource Planning, que em português ficaria algo como plataforma de planejamento de recursos. O nome sozinho não expressa bem a dimensão das suas funcionalidades. Trata-se de um sistema integrado que é capaz de organizar diversos setores de uma empresa de forma centralizada.
A partir de um único software, você pode visualizar e gerir dados e operações da logística, vendas, financeiro, produção, marketing, projetos entre outros. Em teoria, seria uma tela para administrar sozinha toda a empresa – mas todo sistema ERP possui suas especialidades próprias do fornecedor.
Normalmente, você encontrará ERPs e outros sistemas integrados especializados por setor. Há aqueles voltados para a indústria, para o varejo, para clínicas e para restaurantes, por exemplo. Veja esta matéria publicada no Jornal Metrópole sobre ERP Especialista.
CRM – Gestão relacionamento com o cliente
CRM é uma sigla que deriva de Customer Relationship Management e se refere ao sistema integrado que gere a relação entre um negócio e os clientes. Essa plataforma costuma apresentar funcionalidades para todas as etapas, desde a prospecção até o suporte pós-vendas, rastreando todo o funil de vendas.
Com esse tipo de sistema, você consegue integrar suas plataformas, ferramentas e profissionais de venda. Isso inclui Whatsapp, LinkedIn, Facebook Ads, Google Ads, e-mails de proposta e negociação, ligações de prospecção, entre outros.
BI – Sistemas de inteligência de negócios
BI significa Business Intelligence, ou inteligência em negócios, e se trata de uma estratégia e de um sistema integrado para aplicá-la. Ela consiste no processo de coleta e transformação de dados em informação para que você entenda com clareza o que está acontecendo em cada área de interesse ou funcionamento da empresa.
Através dos sistemas de inteligência de negócios é possível emitir relatórios e fazer análises preditivas com maior agilidade, profundidade e grau de acerto. Tudo isso com uma gestão inteligente do Big Data, quando você consegue fazer uma boa coleta de dados.
É importante notar que podemos tanto usar BI para um sistema integrado dessa inteligência ou como o termo abrangente que, segundo a Gartner, “inclui os aplicativos, infraestrutura, ferramentas e as melhores práticas que permitem o acesso e a análise de informações para melhorar e otimizar decisões e desempenho”.
Como funciona um sistema integrado?
O funcionamento do sistema integrado depende de fatores como tipo, segmento, setores e como ele é composto. Você já viu parte das classificações dos sistemas e verá mais sobre isso logo adiante, mas agora, como vamos focar no funcionamento, elegi um tipo para poder explorar melhor com mais atenção.
Vamos ver como funciona um sistema integrado ERP:
Como funciona um ERP
O sistema de gestão ERP é uma plataforma que organiza os dados espalhados e perdidos de uma empresa em apenas um lugar. Ele centraliza as informações em um banco de dados único, estável, seguro e de fácil acesso.
Esses dados são coletados durante as operações da sua empresa conforme são alimentados por colaboradores, por máquinas ou outros sistemas digitais. A partir daí, o ERP oferece funcionalidades para tratar esses dados e executar tarefas.
Cada fornecedor oferecerá um mix de módulos diferentes para conectar-se a setores diversos. Os principais módulos de ERP são:
- Bloco K
- Chão de Fábrica
- Compras
- CRM
- Custos
- Dashboard
- Databook
- Documentos
- Engenharia
- Estoque
- Expedição
- Financeiro
- MRP II
- Produção
- Programação Fina
- Projetos
- Qualidade
- Suporte
- Vendas e faturamento
Entenda melhor o funcionamento de um ERP:
Veja também: Saiba qual a diferença entre MRP e ERP em uma indústria
Sistema integrado por setor
Um sistema integrado não varia apenas por tipos e objetivos. Também há a especialização por setor. Dessa forma, há fornecedores que oferecem plataformas completas para um tipo específico de empresa ou então área administrativa da mesma.
A existência de um sistema integrado, geralmente um ERP, especialista para cada setor não é garantido. No entanto, há sim plataformas que resolvem focar em certas partes do mercado e desenvolver suas funcionalidades em razão dos problemas que aquelas empresas enfrentam.
Eu trago abaixo 3 exemplos de setores que possuem sistemas integrados dedicados:
Indústria
Um sistema integrado ERP criado de forma dedicada à indústria normalmente oferece módulos e funcionalidades focados em necessidades industriais. Entre elas estão todas aquelas operações de projetos, PCP, gestão de estoque de terceiros, etc.
No mercado de sistemas integrados, há um exemplo bem famoso de ERP Industrial. Estou falando do Nomus ERP Industrial, que você pode assistir a uma demonstração completa abaixo. Fique a vontade para abrir a janela no Youtube e pular entre as partes que mais interessam você:
Clínicas e Hospitais
Existem sistemas integrados criados especialmente para gerir clínicas, hospitais, consultórios e laboratórios. Eles costumam gerir agenda de consultas, insumos como curativos e medicamentos, e troca de informações entre os profissionais.
Há diversas opções no mercado. Algumas servem apenas para armazenar a informação categorizada pelas áreas de interesse do setor, enquanto outras oferecem até gráficos de evolução dos pacientes.
Recursos humanos
O setor de recursos humanos também possui sistemas integrados especializados. Eles podem se integrar aos ERPs, para troca de informações, ou funcionar por si só. Esse tipo de sistema serve tanto para o departamento de uma empresa quanto para empresas que trabalham com gestão de RH.
Entre as funcionalidades encontradas nesse tipo de sistema integrado estão gestão de folha ponto, comunicação interna, automatização de pagamento e agendamento de ações de endomarketing.
Características de um bom sistema integrado
O primeiro ponto a ser observado em um bom sistema integrado está na adaptabilidade às suas necessidades. Você precisa saber do que a sua empresa precisa e comparar com as opções disponíveis no mercado. Isso inclui não apenas as funcionalidades, mas também o tipo de suporte oferecido e a capacidade de adaptabilidade da plataforma a cada cliente.
Por segundo ponto está a qualidade do suporte. É preciso saber se o atendimento é solícito e responde bem aos questionamentos e problemas enfrentados por seus clientes. Não estou falando apenas de educação, profissionalismo e dedicação, mas também de nível de conhecimento.
Um ERP para restaurantes precisa ter um suporte que sabe o que significa “flambar”. Por exemplo, para o setor industrial, o melhor é um ERP cujo atendimento fala a língua da indústria, como relatam Yvan Froberville e Ângelo Ramos da ITC Conectores.
Já o terceiro ponto é o desenvolvimento. Observe se a plataforma evolui de forma constante, em passos estáveis, ágeis e realmente úteis para sua necessidade.
Esses são três dos principais pontos de análise na escolha de um bom sistema integrado: adaptabilidade, atendimento e tecnologia. Porém, haverá outras características a serem consideradas e vou listar algumas para não me estender tanto:
- Capacidade de integração com sistemas auxiliares;
- Custo benefício;
- Ser bem quisto pelos clientes;
- Liderança e desenvolvimento feitos por quem é do setor que o sistema integrado oferece.
Quando é hora de usar um sistema integrado?
Agora! O melhor momento para dar um upgrade na sua gestão sempre é o tempo que já passou. O segundo é agora mesmo. Um sistema integrado é capaz de otimizar a administração da sua empresa levando, consequentemente, a um ganho em eficiência de uso de recursos como tempo, dinheiro, materiais e mão de obra. Quanto mais você demora, mais recursos você desperdiça.
Vantagens de usar um sistema integrado
- Agiliza o fluxo de trabalho e acelera os processos;
- Alinhamento de todos os departamentos com os mesmos objetivos;
- Aprimoramento do processo de tomada de decisões;
- Aumenta a adaptabilidade da organização às mudanças de mercado;
- Aumento da satisfação do cliente;
- Automação de tarefas de gestão de negócios;
- Compartilhamento eficaz de informações entre diferentes partes da organização;
- Coordenação e otimização de recursos em toda a empresa;
- Facilita a conformidade regulatória;
- Facilita a expansão e o crescimento da empresa;
- Fornece insights mais profundos por meio de análises avançadas de dados;
- Integra informações financeiras para uma visão financeira mais precisa;
- Maior transparência e responsabilidade dos departamentos;
- Mais segurança dos dados e a proteção das informações sensíveis;
- Melhora a capacidade de rastrear e gerenciar o desempenho da empresa;
- Minimização do risco de erros;
- Otimiza e reduz ruídos na comunicação interna;
- Otimização da eficiência da organização;
- Permite a colaboração eficaz entre departamentos e equipes;
- Reduz a dependência de processos manuais;
- Reduz o tempo gasto na resolução de problemas e retrabalho;
- Redução de custos operacionais;
- Simplifica a gestão de estoque e a cadeia de suprimentos.
Sistema integrado generalista x especialista
Os sistemas integrados ainda podem ser separados entre os generalistas e os especialistas. O primeiro grupo é o que foca em funcionalidades coringa que podem atender a empresas de qualquer mercado ou porte.
Geralmente são mais baratos e talvez representem um bom começo se você não se importar com gastos duplicados de implantação, já que eventualmente precisará trocar por um especialista quando o generalista não for mais capaz de atender à sua empresa.
O sistema integrado especialista é aquele cujas funcionalidades, comunicação e suporte são focados em um setor empresarial. Por exemplo, existe a categoria dos ERPs Industriais, cujos principais diferenciais estão no PCP, Bloco K e similares.
Optar por um sistema integrado especialista é a certeza de uma opção mais completa. É, sei que isso ainda pode variar conforme o fornecedor da plataforma, mas estou falando de definição de conceito e como espera-se que o sistema se comporte. Por isso, mesmo que algum sistema pareça mais interessante, não saia contratando.
Descubra se o sistema especialista que você deseja serve para sua empresa, solicite sempre uma demonstração guiada com profissionais.
Aprenda mais sobre sistemas integrados e tecnologia em gestão industrial
O sistema integrado é apenas um tipo de ferramenta tecnológica que otimiza a gestão das indústrias. Existem outras soluções complementares, além de estratégias, sistemas de produção e táticas processuais, que contribuem para fábricas inteligentes, produtivas e lucrativas.
Se quiser aprender mais sobre esses assuntos, basta acompanhar os artigos que eu, meus colegas e convidados publicamos aqui no Blog Industrial. São no mínimo dois assuntos de alto interesse na indústria por semana. Além disso, publicamos pílulas de conhecimento nas nossas redes sociais.
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