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Software de gestão empresarial: o que é, como funciona e quais os benefícios dessa ferramenta

Atualizado em 18/05/23 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): ERP

Um software de gestão empresarial é uma ferramenta para organizar processos e controlar toda a operação de uma empresa. Conhecidos como sistemas ERP, esses softwares são capazes de organizar desde a geração de notas fiscais, compras, produção até a expedição.

Normalmente as empresas passam por diferentes níveis de gestão. Começam com um sisteminha simples capaz de gerar notas fiscais, depois passam a utilizar planilhas para controlar processos mais complexos até chegar em um ponto em que as planilhas já não atendem mais.

É nesse momento que as empresas buscam por um software de gestão empresarial, ou seja, um sistema capaz de controlar toda a gestão do negócio.

Pensando nisso, escrevi esse artigo para auxiliar você a entender:

O que é um software de gestão empresarial;
Como esse tipo de sistema funciona;
Quais são os principais benefícios;
Exemplo de software de gestão empresarial.

O objetivo é que você seja capaz de entender de fato como essas ferramentas funcionam e também por que elas são importantes para o sucesso de uma empresa. Vamos lá:

O que é software de gestão empresarial

Como falei anteriormente, um software de gestão empresarial é um programa de computador capaz de controlar os processos de uma empresa. Ou seja, é uma ferramenta feita para substituir anotações em papel ou em planilhas.

Hoje em dia o termo mais utilizado para designar esse tipo de software é “ERP” (Enterprise Resources Planning), então quando você ouvir alguém dizendo que precisa implantar um novo sistema ERP na empresa, quer dizer que desejam passar a utilizar um novo software de gestão empresarial.

Um bom software de gestão empresarial é capaz de controlar diversos pontos de uma empresa em um só sistema, como por exemplo:

Engenharia do produto;
Vendas;
Faturamento;
Produção;
Estoque;
Compras;
Programação da produção;
Chão de Fábrica;
Custos;
Financeiro;
Expedição;
Documentos;
Databook;
Qualidade;
Projetos;
Painéis com indicadores de desempenho.

Como funciona um software de gestão empresarial

Existem diversos tipos de softwares de gestão empresarial disponíveis no mercado e nem sempre eles funcionam da mesma forma. Nessa parte do artigo irei explicar como são as formas mais comuns de funcionamento desse tipo de ferramenta.

Software de gestão local x em nuvem

Para começar, existem os sistemas instalados localmente, em cada computador, como um programa normal. Esse tipo de software está ficando cada vez mais ultrapassado, já que é trabalhoso para manter atualizado, além de dificultar o acesso remoto.

Por outro lado, existem os sistemas em nuvem que funcionam através do navegador. Esse tipo é mais moderno, já que o banco de dados na verdade fica em um servidor na nuvem e os colaboradores da empresa acessam o sistema pelo navegador. Dessa forma, é possível acompanhar o andamento da empresa por qualquer dispositivo e em qualquer lugar do mundo, desde que tenha acesso a internet.

Como hoje a internet está cada vez mais disponível mesmo nas áreas mais remotas, inclusive com internet via satélite, é fácil determinar que esse formato é a principal tendência para as próximas décadas.

Funcionamento de um software de gestão empresarial

Como falei anteriormente, esses softwares são capazes de controlar os pontos mais importantes de uma empresa. Então para exemplificar seu funcionamento, aqui está uma situação que poderia acontecer em uma indústria utilizando um sistema de gestão:

O setor de vendas realiza uma venda e faz um pedido de venda no software;
O software gera uma nota fiscal do produto e envia para o cliente;
O software abre uma ordem de produção para fabricar o produto;
O software faz uma requisição de materiais do estoque para fabricar o produto;
Os operadores do chão de fábrica fazem os apontamentos da produção no software;
O software abre um pedido de compra de materiais para repor o estoque de materiais;
Caso necessário, os inspetores fazem a inspeção de qualidade no produto e reportam no software;
O software controla a expedição do produto com geração de código de barras;
No final do dia, o gestor acessa o relatório gerado pelo software fornecendo uma visão detalhada do que aconteceu na fábrica e quais foram os resultados do período.

Esse foi um exemplo simples de como funciona um software de gestão empresarial para que você possa ter uma ideia da operação. É claro que em uma situação real os passos irão variar de acordo com a empresa.

Tipos de software de gestão empresarial

Outro ponto importante para entender como esses softwares funcionam, é entender os diferentes tipos de sistemas de gestão disponíveis no mercado. Hoje existem sistemas desde R$19,90 por mês até milhões de reais. Mas quais são as diferenças?

A diferença está no nível de gestão e na especialização de cada sistema. É possível encontrar softwares capazes de gerar e controlar pontos básicos da gestão de uma empresa, como geração de notas fiscais, controle financeiro e controle básico de estoque, até sistemas mais avançados, capazes de atender às mais complexas demandas de gestão.

Então o gestor deve buscar o sistema com o melhor custo benefício de acordo com a necessidade do seu negócio, evitando selecionar o programa simplesmente por ser o mais barato ou o mais caro (achando que esse será o melhor)

Aviso importante: existe também uma diferença entre um sistema simples e um sistema simplista. O primeiro se refere a um sistema completo, porém fácil de usar. Já o segundo se refere a um programa básico, que apesar de ser fácil de usar, não consegue atender bem as demandas de gestão.

Quais são as principais vantagens de utilizar um software de gestão empresarial

Os benefícios de utilizar um software de gestão em uma empresa são muitos. Basicamente já deixou de ser um diferencial para se tornar uma necessidade, ainda mais considerando o mundo globalizado e altamente competitivo em que vivemos.

Então irei listar alguns dos principais benefícios para que fique mais claro os ganhos que esse tipo de software proporciona:

Evitar erros e falhas

Quando a gestão da fábrica é feita através de planilhas, ou ainda sem sistema algum, as chances de erros humanos, perda de dados e falhas em cálculos são gigantescas. Esse tipo de vulnerabilidade pode colocar uma empresa em sérios problemas, já que podem gerar grandes prejuízos.

Além disso, sem um sistema de gestão, dificilmente a empresa conseguirá escalar o negócio, ou seja, ter uma equipe maior, produzir mais e atender bem seus clientes.

Identificar gargalos

Com a operação da empresa organizada em um software, fica mais fácil identificar onde estão os gargalos do negócio, para assim sua empresa melhorar esses pontos e gerar mais resultado com a mesma capacidade.

Melhorar a tomada de decisão

Sem um sistema de gestão bem parametrizado, a maioria das empresas acabam tomando decisões baseadas em achismo. Já com um bom software de gestão empresarial, é possível receber dados reais e precisos do negócio.

Essas informações são fundamentais para que os gestores possam tornar seus negócios data driven. Ou seja, baseados em dados. Então a tomada de decisão é feita de acordo com o que os números mostram e não na opinião ou sentimento de determinado colaborador.

Atender a demandas do governo e de clientes

Toda empresa precisa atender as demandas fiscais, em alguns casos existem ainda outras exigências, como a vigilância sanitária e outros órgãos regulamentadores. Além disso, podem existir clientes que exigem certificados de qualidade e documentação detalhada dos produtos, como Databooks.

Sem um software de gestão empresarial, a sua empresa pode passar por verdadeiros apuros para levantar essas informações, podendo até ser impossível organizá-las. Então esse tipo de sistema garante que a fábrica esteja atendendo todas as exigências fiscais e de gestão, dando mais solidez ao negócio.

Exemplo de um software de gestão empresarial

Para deixar esse artigo mais mão na massa, irei mostrar um exemplo real de software de gestão empresarial. A própria Nomus desenvolve um sistema assim, o Nomus ERP Industrial, trata-se de um software voltado para a gestão de indústrias.

No sistema, é possível controlar todos os principais processos de uma fábrica, desde a entrada de materiais, vendas, faturamento, chão de fábrica, qualidade e expedição. Para você ter uma ideia melhor como funciona, veja essa demonstração:

Caso tenha dúvidas, fique à vontade para entrar em contato conosco, podemos agendar uma conversa sem compromisso sobre o seu caso específico e assim verificar se o sistema da Nomus é ideal para o seu negócio.

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