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Veja a importância de classificar o cadastro de produtos em grupos e famílias

Atualizado em 22/12/21 - Escrito por Celso Monteiro na(s) categoria(s): Engenharia de produto

Em vários sistemas informatizados temos a possibilidade de criar uma estrutura de grupos e famílias para organizar melhor o cadastro de produtos.  Nem sempre os sistemas utilizam esse mesmo nome, porém, sua lógica é sempre a mesma: auxiliar o usuário do sistema em algumas rotinas básicas, que sem essa estruturação, ficariam um pouco mais demoradas e trabalhosas.

Pensando em auxiliar nossos leitores a caracterizar seus diferentes grupos e famílias de produtos, irei enumerar algumas perguntas frequentes sobre o tema e também trarei alguns benefícios que a dedicação nesta atividade, quase sempre marginalizada na implantação de um sistema, pode trazer para as empresas que decidirem ter um pouco mais de esmero com a mesma.

O que são e como identificar grupos e famílias de produtos?

São classificações que conferimos aos produtos cadastrados no sistema ERP, em que identificamos, por exemplo, uma linha de produto, cor, tamanho, finalidade, etc. A correta caracterização da estrutura de grupo e família de produtos confere maior organização ao cadastro de produto e também auxilia várias atividades diárias (principalmente emissão de relatórios).

Para identificar a melhor organização de grupos e famílias de produto, é necessário que cada empresa analise quais informações são primordiais para a caracterização de seus cadastros. Para ilustrar esse pedido, podemos utilizar o exemplo de uma empresa que fabrica artefatos de concreto, como blocos estruturais, pisos e meio fio.

Essa empresa possui diferentes linhas de produto, com cores e tensões diferentes entre si. Poderíamos ter as seguintes variedades de linhas, cores e tensões:

Linhas:

• Básica
• Standard
• Premium

Cores:

• Cinza
• Vermelho
• Amarelo
• Verde

Tensões:

• 2MPa
• 5 MPa
• 8 MPa
• 10MPa
• 12MPa
• 15MPa
• 20MPa

Como posso classificá-los e organizá-los?

Após identificar as linhas, cores e tensões, relacionamos essas informações para estruturar nossas famílias e grupos de produtos em duas tabelas a seguir.

Neste exemplo, relacionarei no grupo os tipos de produtos acabados com as possíveis cores:

Já no cadastro da família, relacionarei a linha de produto com suas possíveis tensões.

Note que na estrutura sugerida separei ambos os cadastros por tipos (sintéticos ou analíticos). Este “tipo” é importante para o relacionamento do grupo e da família ao produto, pois, somente uma família e um grupo do tipo analítico podem ser vinculados a um produto.  Esta informação indica para o sistema que este é o nível mais baixo da estrutura e que não temos qualquer outro detalhamento abaixo do mesmo.

Para exemplificar essa afirmação, imaginemos o cadastro de um Piso, cuja linha é Básica, sua cor é cinza e sua tensão é de 2MPa.  Se relacionássemos a esse produto apenas o grupo “2 – Pisos”, não estaríamos identificando a cor deste piso. Logo, o relacionamento correto de grupo para este produto seria o “2.1 – Cinza”, pois o mesmo indica que o grupo está relacionado ao piso (classificação 2) e que também possui a cor Cinza.

Se ainda pensarmos neste exemplo, a família a ser selecionada para o piso seria “1.1 – 2MPa” , já que o piso é da linha básica ( classificação 1) e possui a tensão de 2MPa.

Quais benefícios obtenho com essa classificação?

Ao classificar seus produtos em grupos e famílias, você terá uma série de benefícios. Resolvi listar a seguir os 6 que considero mais interessantes, confira:

1. Facilidade em localizar produtos no sistema

Ao procurar um produto no sistema para editar alguma informação ou realizar alguma consulta, o usuário pode utilizar filtros por grupo e/ou família que trarão um número menor de registros para análise.

Caso a classificação não fosse feita, e o usuário não soubesse exatamente o código do produto que deseja acessar, seria necessário procurá-lo em uma lista gigante de produtos que não são interessantes naquele momento. O que incorre em perda de tempo e improdutividade por conta do funcionário.

2. Facilidade na reutilização de roteiros de produção de produtos similares

Geralmente, produtos do mesmo grupo e/ou família possuem características que possibilitam o reaproveitamento de um único roteiro de produção para vários produtos diferentes. Imaginemos que relacionados ao Grupo “1.1 – Cinza” possuímos 30 Blocos Estruturais distintos, e que todos esses blocos estruturais possuem o mesmo roteiro de produção, com etapas e tempos iguais.

Com essa classificação de Grupo de produto poderíamos criar um Grupo de Roteiro “Bloco Estrutural” e relacionar esse grupo de roteiro a todos os produtos vinculados ao grupo de produto “1.1 Cinza”. Desta forma, conseguimos diminuir o tempo de cadastro de roteiros de produção para os produtos.

3. Facilidade na reutilização de listas de materiais de produtos similares

Assim como podemos ter produtos que possuem roteiros similares, podemos ter também produtos que possuem listas de materiais similares entre si, e a estruturação de grupos e família pode auxiliar também o cadastro de lista de materiais.

Ainda no exemplo dado, imagine que todos os produtos do grupo “2.1 – Cinza” e da família “1.1 – 2MPa” possuem a mesma lista de materiais. Neste caso, bastaria criar uma única lista de materiais e depois reaproveitar essa estrutura para todos os outros produtos vinculados ao grupo “2.1 – Cinza” e família “1.1 – 2MPa”.

4. Utilização do grupo e família na codificação estruturada do produto

Todos os produtos precisam ser identificados por um código único. Muitas empresas optam por manter o código/número sequencial que o próprio sistema gera, e que não possui qualquer tipo de lógica identificável . Logo, para saber o código de um determinado produto o usuário precisa memorizá-los ou perder tempo procurando os produtos sempre que for necessário fazer algo no sistema.

Para facilitar a codificação e a procura por produtos também podemos registrar Strings para cada grupo e família de produto do tipo analítica.

Darei um exemplo para facilitar a compreensão, primeiramente veja a tabela de grupo de produtos com a string para cada grupo analítico:

Agora, veja a tabela de família de produtos com a string para cada família analítico:

Ao cadastrar um novo produto, cujo grupo seja “2.2 – Vermelho” e família “3.2 – 20MPa” , teríamos o código estruturado PS.VM.PR.20 . Somente ao ler o código deste produto, sabemos que se trata de um piso vermelho da linha premium e de tensão igual a 20MPa.

Caso tenhamos essa mesma combinação de grupo e família para vários produtos, podemos colocar um código sequencial que seja formado automaticamente na ordenação que os produtos forem sendo cadastrados. Caso este produto fosse o primeiro a ser cadastrado nesta combinação, o seu código seria PS.VM.PR.20-001. E os outros produtos seguiriam a contagem na ordem em que fossem cadastrados.

5. Identificação de características (atributos) pertinentes a somente a determinados grupos de produtos

Ao cadastrar os produtos, talvez seja necessário relacionar características adicionais (atributos), que podem auxiliar a empresa a detalharem ainda mais as características do produto. Estes atributos podem ser especificações de tamanho (largura, altura, comprimento), massa específica, densidade, gramatura, dentre outras informações adicionais.

A criação de grupos e família podem auxiliar no vínculo dessas características aos produtos e também na etapa de registro dos valores desses atributos referentes a cada produto, já que  estes valores podem ser similares dentro do mesmo grupo e/ou família.

6. Emissão de relatórios consolidados

Talvez este seja o principal ganho na estruturação de famílias e grupos de produtos. Toda empresa precisa analisar inúmeros relatórios que juntos compõem os controles financeiros, comerciais, produtivos e contábeis. Imagine, dentro do exemplo sugerido no post, que esta empresa fabricante de artefatos de concreto deseja analisar todas as suas vendas no último mês, separadas por linha de produto.

Sem a caracterização de grupo e família produzir um relatório detalhado levaria muito tempo, já que o usuário precisaria emitir um relatório geral, com todos os produtos vendidos e depois precisaria somar somente os itens da linha básica, por exemplo.

Dependendo do número de produtos que são produzidos, essa tarefa se torna extremamente desgastante e demorada, além de estar mais passível de erros. Ao separarmos os produtos por grupo e família, conseguimos emitir relatórios consolidados com rapidamente e assertividade.

O seu sistema ERP traz todos esses benefícios?

Sabemos que nem sempre as empresas possuem tempo para se dedicarem a estruturar seus grupos e famílias de produtos com cuidado e atenção e, por este motivo, acabam subutilizando várias ferramentas que um bom sistema poderia lhes oferecer caso esta atividade fosse feita com mais esmero.

Porém, como foram relacionados acima, existem muitos benefícios que podem ser obtidos caso você invista um tempo pensando no assunto.  Não deixe para depois ou marginalize esta etapa do projeto, pois, no futuro, o tempo investido hoje pode ser revertido em ótimos frutos na gestão do seu negócio.

Você sabia que o Nomus ERP Industrial pode lhe auxiliar a estruturar seus grupos e famílias de produtos de uma maneira fácil e intuitiva, além de trazer todos os benefícios listados neste post? Assista hoje mesmo uma apresentação com um de nossos especialistas e descubra como podemos lhe auxiliar.

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