5W2H: o que é e como colocar em prática na gestão
Atualizado em 7/10/22 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Processos e Organização
5W2H é uma ferramenta de gestão em formato de checklist com perguntas importantes sobre o projeto que será desenvolvido ou o problema que será resolvido. A sigla se refere a cinco palavras que começam com W e duas com H em inglês, sendo elas: What, Why, Where, When, Who, How, How much.
Em português as siglas são interpretadas da seguinte maneira:
- What – O que? Qual tarefa será realizada.
- Why – Por que? A razão de realizar a tarefa.
- Where – Onde? Onde será realizada.
- When – Quando? Quando será realizada e o seu cronograma
- Who – Quem? Quem serão as pessoas responsáveis pela tarefa.
- How – como? Qual será o processo para realizar a tarefa.
- How much? – Quanto? Quais serão os custos para realizar a tarefa.
Ou seja, resumidamente, o 5W2H são sete perguntas que definem uma tarefa desde seu objetivo inicial, até os responsáveis e seu cronograma.
Dessa forma sua equipe terá um “mapa” que ajudará como um guia para desenvolver e concluir um projeto de forma objetiva.
O 5W2H é uma das ferramentas utilizadas no Lean e no PDCA e, apesar de simples, seus resultados são comprovados. Por isso, não cometa o erro de menosprezá-la e pular essa atividade importante nos seus projetos de gestão online.
Leia também: Variações do PDCA: conheça o PDSA, PDCL e SDSA
Escute o Audioblog do 5W2H
Caso prefira, o conteúdo desse artigo também está disponível no formato de áudio:
Quais são os benefícios de utilizar o 5W2H?
O 5W2H é uma ferramenta simples de se colocar em prática e que traz resultados práticos muito bons. Vou citar alguns dos principais benefícios do método:
- Melhoria na implementação de projetos e ideias.
- Os projetos e correções são implantados mais rapidamente e de forma mais assertiva com um 5W2H bem preenchido e guiando todos os envolvidos.
- Economia de recursos com menos horas de implementação e de correção
- Como os projetos requerem menos horas para serem implementados, custam menos a empresa e tem um retorno sobre o investimento maior.
- Aumento da produtividade com um checklist claro a ser seguido por todos
- Com o 5W2H todos os envolvidos sabem exatamente o que fazer, o cronograma, onde fazer, de qual forma fazer e assim adiante.
Como colocar o 5W2H em prática
Antes de começar a colocar o 5W2H em prática, é preciso tomar cuidado com alguns pontos que podem acabar causando dor de cabeça no decorrer do projeto.
Preste atenção nestes pontos pontos importantes:
- Certifique-se que irá implementar o projeto sobre as causas-raízes do problema e não sobre seus efeitos;
- Certifique-se que o projeto não terá efeitos colaterais, caso tenha, planeje o que irá fazer para resolvê-los;
- Quando for propor a solução, o “how”, considere o balanço entre o custo e a eficácia das soluções para verificar se o projeto é viável.
Agora que você e sua equipe estão preparados, vamos colocar a mão na massa e ver como funciona o modelo.
Abaixo está uma estrutura do 5W2H explicada e com um exemplo de compra de computadores para o setor de PCP de uma indústria, confira:
| Título: Compra de computadores para o PCP | ||
| Etapa do 5W2H | Resposta | Descrição da etapa (apenas como apoio) |
| What – O que? | Comprar 6 novos computadores para a equipe de PCP | Defina um problema para resolver ou uma atividade para ser executada. |
| Why – Por que? | A equipe de PCP precisa de novos computadores para operar os softwares de gestão da indústria | Justifique a resposta anterior com argumentos válidos. |
| Who – Quem? | Equipe de compras, colaborador Fulano e colaborador Sicrano | Defina os responsáveis pelo projeto. |
| Where – Onde? | Departamento de PCP e departamento de compras | Diga o local onde as ações do projeto serão executadas. |
| When – Quando? | Segunda-feira, dia 02/07. Término dia 09/07. | Defina datas e um cronograma para o projeto. |
| How – como? | 1. Pesquisar computadores com pelo menos 8gb de ram e processador intel e que tenham o melhor custo benefício.
Responsável: Fulano 3. Pesquisar preços de computadores no comércio local. 4. Negociar preços e condições de pagamento com as lojas que apresentarem as melhores propostas. Responsáveis: Fulano e Sicrano 5. Adquirir 6 computadores na loja que mostrar o melhor custo benefício. Responsáveis: Fulano e Sicrano. | Defina os passos ou métodos que serão utilizados para executar o plano. |
| How much? – Quanto? | Investimento estimado: R$18.000 | Calcule os custos do projeto e sua viabilidade. |
Abaixo está uma tabela com mais exemplos práticos do 5W2H em uma indústria, confira:
Guia prático do 5W2H
Preparei também um guia prático com modelos de 5W2H em Excel e PDF para você baixar e colocar em prática na sua empresa.
Esses modelos são gratuitos e vão ajudá-lo a dar o pontapé inicial e assim aplicar os projetos de melhoria que deseja.
Para baixar, basta clicar na imagem ou botão a seguir:
Coloque em prática e estude mais
Agora que você já viu como funciona o 5W2H coloque-o em prática sempre que tiver a oportunidade. Com certeza irá ajudá-lo a concluir de forma mais precisa seus projetos.
O próximo passo que recomendo é estudar ainda mais sobre o assunto e se inscrever no curso gratuito sobre lean manufacturing oferecido pela Nomus.
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8 Comentários
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muito bom me ajudou!
Parabéns pela material de ponta.
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Obrigado pelo material
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Ferramenta necessária, além de utilizar no SGQ também na vida diária. Principalmente no planejamento e orçamento doméstico e pessoal.