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Kanban: o que é, como funciona o sistema e como aplicar o método

Atualizado em 29/09/23 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Processos e Organização / Produção

Kanban é um método de organização de produção que divide as tarefas em cartões, físicos ou digitais, e dispõe em colunas que representam as etapas do processo. O termo vem do japonês para cartão ou quadro de sinais e é aplicado no mundo todo.

O sistema Kanban pode ser aplicado por meio de cartões de papelão, com estoques visuais, como as gôndolas de um supermercado ou através de sistemas digitais. O importante é conter informações como: o código, o nome da peça, o fornecedor, local de armazenamento, consumo etc.

No artigo abaixo, você descobrirá tudo que envolve a história, a definição, a função e a aplicação do Kanban em uma empresa. Faça uma boa leitura!

Confira os tópicos:

• O que é o Kanban? Como funciona de forma geral?
• História do Método
• Os Tipos de Kanban na indústria e como funcionam
• Benefícios do Kanban
• Quando usar o método Kanban?
• Como implantar o Kanban
• Exemplo de Kanban na prática
• Ferramentas

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O que é o Kanban? Como funciona de forma geral?

Como falei anteriormente, Kanban, cartão em japonês, é o nome de uma metodologia de gestão de fluxo de trabalho. Seu uso pode receber variações conforme o segmento da empresa, mas de forma geral se utilizam cartões físicos ou digitais distribuídos em colunas que representam onde eles estão localizados no processo.

Cada cartão representa uma tarefa ou elemento que deve ser trabalhado. Também deve-se preencher com informações como nomes dos responsáveis, detalhamentos do que vai ser feito, prazos das micro-tarefas

Esse tipo de método permite otimizar a entrega de trabalhos que estejam divididos entre mais de um profissional ou lidar com projetos mais complexos.

No começo, era usado pela manufatura, mas foi abraçado pelas equipes de desenvolvimento de software Ágil e também acoplado como funcionalidade em plataformas como ERPs Industriais.

História do método Kanban

O Kanban foi criado pelo Taiichi Ohno em 1953 e faz parte do sistema Toyota de produção, onde tem um papel fundamental no sistema de produção puxada e no conceito Just-in-time.

A história é curiosa: os japoneses foram aos Estados Unidos para conhecer as fábricas norte americanas e se inspiraram nos supermercados da forma como conhecemos hoje, em que os consumidores circulavam com o carrinho e tinham livre acesso aos estoques de produtos.

Na época, os mercados funcionavam como os almoxarifados, você entregava a lista e o funcionário do mercado (que parecia um almoxarife) ia pegar no estoque.

É até difícil imaginar hoje um mercado que funcione desta forma e imagino que no futuro vai ser difícil encontrar almoxarifados na forma como conhecemos hoje.

No Brasil o método começou a ser usado na década de 80 e também é conhecido como “Gestão Visual”, onde controla-se o estoque e o fluxo de peças utilizando cartões ou estoques intermediários visuais.

Quais são os tipos de kanban

Existem tipos diferentes de Kanban em uma indústria, os principais são:

• Kanban de produção
• Kanban de requisição
• Kanban de movimentação

Segundo o próprio autor do método, o Kanban de requisição informa o tipo e a quantidade dos produtos que o processo subsequente deverá retirar.

Enquanto o de produção informa a quantidade e o tipo do produto que o processo precedente precisará produzir.

Como funciona os tipos de Kanban

Agora, vou detalhar cada um deles, confira a seguir:

Kanban de produção

O Kanban de produção normalmente é aplicado ao longo da linha de produção.

O objetivo deste tipo de Kanban é indicar a quantidade exata de peças e componentes (ou outro tipo de material utilizado na produção) necessários para cada linha de produção.

É uma maneira de agilizar e facilitar o processo como um todo, já que faz a solicitação de materiais para a linha de produção e autoriza a fabricação dos itens.

Kanban de requisição

O Kanban de requisição dita a quantidade que o próximo processo precisa requisitar do estoque produzido pela sua máquina para continuar a confecção dos produtos.

Kanban de movimentação

O Kanban de movimentação ou transporte, autoriza o deslocamento dos produtos entre cliente e fornecedor.

Normalmente ele substitui o cartão de produção e é fixado no produto e é retirado no próximo processo.

Benefícios do Kanban

O Kanban ajuda a viabilizar a produção puxada, que reduz drasticamente os estoques intermediários entre processos.

Basicamente, se a máquina seguinte a minha tem a quantidade de estoque tida como máxima, a minha máquina não precisa produzir. Ou seja, a máquina fica parada até o estoque que ela produz para a etapa seguinte chegar em um nível mínimo.

Pode parecer um contra-senso, mas funciona muito bem e a tendência é que esses estoques mínimos e máximos definidos no Kanban sejam cada vez menores na medida em que o sistema ganhe maturidade na sua indústria. O sistema Kanban e a consequente redução de estoques, trazem muitos benefícios, dentre os quais posso destacar:

• Menos burocracia nos processos, uma vez que não há necessidade de documentos formais de controle; (veja mais sobre gestão de documentos)
• Redução de tempos de ciclos, o que favorece a velocidade na entrega de materiais e  da produção;
• Visibilidade clara e objetiva dos problemas, uma vez que os estoques ajudam a esconder os problemas ;
• Redução de desperdícios e custos, tanto na implantação como na fabricação, e também a redução de produtos no estoque;
• Aumento na motivação dos colaboradores, já que valoriza mais a função de cada um;
• Fácil de implantar na prática mesmo por fábricas sem tanta organização;
• O processo é controlado pela produção (isso melhora a qualidade do produto final, já que haverá mais eficiência e objetividade);
• Aumenta a autonomia do processo e da equipe, que conseguem trabalhar usando a gestão visual;
• Promove o trabalho em equipe, uma vez que todos precisam trabalhar de acordo com o quadro de tarefas.

O infográfico a seguir te ajudará a memorizar os benefícios do sistema Kanban:

Quando usar o método Kanban?

Basicamente qualquer processo pode ser gerenciado com o Kanban.

Quanto mais complexos e maiores forem os passos desse processo/produto, mais vale a pena utilizar o Kanban.

Quando o processo é longo, normalmente possui muitas etapas, pessoas e materiais, por isso há muito espaço para melhoria.

De outro lado, se o processo for muito simples, provavelmente não vale a pena utilizar o Kanban, já que dará mais trabalho atualizar o painel do que simplesmente fazer a tarefa.

Exemplos de Kanban

Veja alguns exemplos do kanban:

Exemplo de Kanban em um quadro de projetos e tarefas

Kanban digital no sistema Nomus ERP Industrial

Exemplo de kanban na indústria

Imagine uma linha de produção de caixas, onde o operador deve alimentar a máquina com papelão para que a máquina então produza as caixas. A quantidade de papelão que alimenta a linha de produção será representada por cartões, confira:

Para o exemplo vamos imaginar que a indústria precise produzir 100 caixas e para isso precisamos alimentar a máquina com 100 chapas de papelão por hora.

Se por acaso as chapas de papelão não forem repostas no tempo certo, a produção será afetada.

Na primeira etapa o operador recebe o estoque esperado de 100 chapas de papelão para produzir 100 caixas completas. Ele então preenche todos os 100 cartões seguindo a ordem do verde para o vermelho.

Logo quando começar a produção o operador alimenta um bloco na máquina e então retira um cartão verde do quadro geral.

Ele continua trabalhando e cada vez que alimenta a máquina retira um cartão correspondente.

Quando o nível de resposta é atingido (Kanban amarelo) o sistema precisa entrar em alerta, já que está trabalhando no exato tempo de resposta. Ou seja, é o tempo requerido para repor o estoque de chapas do operador.

O último nível, ou seja, os cartões vermelhos, representam o nível de segurança. Nesse ponto a máquina irá parar de produzir caso não sejam repostos.

Claro que isso pode ser um pouco trabalhoso se feito manualmente com cartões impressos. Por isso o ideal é aplicar a ferramenta utilizando um software automatizado.

Como implantar o Kanban

Para implantar o sistema Kanban em uma fábrica o ideal é seguir alguns passos básicos:

1. Mapear os processos

O primeiro passo para aplicar o sistema é mapear os processos onde ele será usado na sua produção.

Ou seja, é preciso identificar as tarefas do processo e qual a melhor forma de posicionar as colunas do seu Kanban.

Dependendo do tipo de kanban que a sua empresa irá implantar, esses passos podem variar bastante.

2. Priorizar e padronizar etapas

Nessa etapa é preciso definir quais serão os padrões de cores, nomes e prioridade dos itens que entrarão no Kanban.

Aqui ficará definido como identificar itens com mais prioridade, quem é o responsável por cada tarefa etc.

3. Treinar os colaboradores

Com o método definido, é preciso apresentar o kanban e treinar os colaboradores que usarão a ferramenta.

Essa etapa é importante para eliminar dúvidas e objeções que podem atrapalhar a implantação do sistema.

Certifique-se que estão todos alinhados e de acordo com a utilização do Kanban.

4. Melhoria contínua

Para fechar, observe a aplicação do kanban nos seus processos e aplique o conceito da melhoria contínua para manter o processo sempre otimizado.

O começo da aplicação é justamente o período que provavelmente haverão mais oportunidades de melhoria, por isso preste atenção em como a ferramenta está sendo usada e corrija eventuais problemas o quanto antes.

Ferramentas para usar o Kanban

O Kanban é um método que pode ser aplicado de várias formas. Com a evolução da tecnologia, as opções não só melhoraram como se diversificaram. 

Confira as 4 maneiras mais comuns de aplicar a metodologia:

Painel de Madeira ou Quadro Branco

Começando pelo método analógico: o Kanban pode ser desenhado em superfícies verticais como um quadro branco ou painéis. Basta colar post its ou fazer retângulos e linhas para identificar as colunas e pronto.

Coloque um post it ou escreva à mão cada uma das tarefas e suas informações. Esse método é ótimo para quem gosta de trabalho presencial e permite enxergar de forma mais ampla algumas situações.

Mas ele é muito lento, trabalhoso e inseguro. Use apenas para tarefas e projetos específicos.

Planilhas Eletrônicas (Excel, Google Planilhas etc)

As planilhas eletrônicas podem ser adaptadas para organizar as tarefas da sua empresa em método Kanban. Com a dedicação e as fórmulas certas, é possível criar uma plataforma rica de funcionalidades e automatizável.

O desafio de usar uma planilha dessas é sua configuração recorrente. Envolve bastante estudo, inclusive para personalizá-la com novos recursos que forem necessários. É superior ao método analógico, o que não impede de ter seus limites.

Software Ágil

Se diz de software ágil todo aquele dedicado à organização de tarefas e processos dentro de alguma metodologia ágil. Entre eles, você encontra o Trello, Kanbanize e o Asana. São plataformas excelentes para organizar os trabalhos de uma empresa.

Essas soluções são ideais para empresas de serviços, mas deixam a desejar em uma fábrica. Isso porque não oferecem funcionalidades de controle de produção, por exemplo, deixando muitos problemas sem solução.

ERP Industrial

A implantação de uma metodologia ágil precisa ser feita entendendo as necessidades da empresa. No caso de fábricas, um ERP Industrial, plataforma de gestão integrada, é o ideal. Mas… apenas se ela tiver funcionalidade de Kanban.

Dessa forma, todas as informações da empresa estarão integradas aos processos de produção. Ficará mais fácil e rápido contabilizar no estoque quando houver baixas ou novas compras, por exemplo. 

Conheça o que é um ERP Industrial

Vá além do Kanban e veja como funciona um software ERP

Agora que você já sabe como funciona o Kanban e tem uma ideia geral da ferramenta. O ideal é colocar em prática o quanto antes. Além disso, se você leu o artigo até aqui é sinal que você está querendo melhorar a gestão da sua indústria e um excelente movimento nesse sentido é conhecer um ERP feito para indústrias.

Para ver como isso funciona, convido você a assistir uma demonstração do software Nomus ERP Industrial e assim conhecer o software..

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